Roma, 12 marzo 2019
(Prot. n. 4-Cir/2019)

    Ai Presidenti dei Gruppi Aziendali 

     Agli organi direttivi di ANAPA 

     Agli associati di ANAPA  

     A tutti gli agenti di assicurazione interessati 

      Loro Sedi

 

Oggetto: regolamento IVASS antiriciclaggio n. 44 del 12 febbraio 2019

Con la presente si rende noto che il 12 febbraio scorso è stato pubblicato il Regolamento IVASS n. 44 recante le disposizioni volte a prevenire l’utilizzo delle imprese di assicurazione e degli intermediari assicurativi a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, che entrerà in vigore dal 1 maggio 2019, sostituendo ed abrogando i due precedenti (n.41 del maggio 2012 e n.5 2014)

Il Regolamento, nel dare attuazione all’articolo 7, comma 1, lettera a) del decreto legislativo 21 novembre 2007 n. 231 (“decreto antiriciclaggio” come modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90) riunisce al proprio interno le disposizioni in materia di organizzazione e controlli e di adeguata verifica della clientela (prima contenute nei due regolamenti ora abrogati) introducendo altresì nuove disposizioni.

Il Regolamento, sollecitando le imprese e gli intermediari assicurativi ad attivarsi nell’individuazione e nella valutazione dei rischi in materia di organizzazione, procedure e controlli interni e di adeguata verifica della clientela, prevede che i soggetti obbligati si dovranno adeguare alle previsioni relative al sistema dei controlli interni entro il 31 dicembre 2019, con l’estensione dell’ambito di applicazione anche alle imprese e agli intermediari assicurativi con sede legale in un altro Paese SEE (Spazio Economico Europeo) stabiliti senza succursale sul territorio della Repubblica italiana.

Tra le principali novità introdotte si evidenziano sinteticamente: la richiesta alle imprese di definire in modo analitico e motivato le scelte effettuate per adempiere agli obblighi antiriciclaggio; l’obbligo di definire una politica aziendale che indichi le scelte rilevanti in materia di assetti organizzativi, procedure e controlli interni, di conservazione dei dati, di adeguata verifica – inclusi i principi generali per la gestione dei rapporti con la clientela classificata ad alto rischio – nonché la ridefinizione della figura e dei compiti del titolare della funzione antiriciclaggio, del responsabile per le segnalazioni delle operazioni sospette e dei requisiti di onorabilità, professionalità e indipendenza che quest’ultimo deve possedere. E’ altresì ampliato il novero di informazioni da acquisire in sede di adeguata verifica della clientela, soprattutto in merito al beneficiario della prestazione assicurativa.

In particolare:

1) la Sezione V del Capo II riguarda gli adempimenti posti in capo agli intermediari assicurativi.

Si ricorda che gli Agenti sono responsabili del corretto adempimento degli obblighi Antiriciclaggio sia in qualità di diretti destinatari della normativa che in quanto mandatari della Compagnia: l’attuale D.Lgs. n. 231/07, come modificato dal D.Lgs. n. 90/17, ha anzi elevato alla categoria di “intermediari bancari e finanziari soggetti obbligati della normativa antiriciclaggio” anche gli intermediari assicurativi di cui all’articolo 109, comma 2, lettere a), b) e d), CAP che operano nei rami di attività di cui all’articolo 2, comma 1, CAP equiparandoli, nella sostanza, alle imprese di assicurazione che operano nei rami di cui all’articolo 2, comma 1, CAP.

È stato pertanto reso necessario disciplinare gli obblighi di conservazione di documenti, dati e informazioni in capo agli intermediari assicurativi (i quali potevano essere assolti in precedenza mediante la mera trasmissione all’impresa di riferimento).

A tal fine, l’articolo 28:

– individua i requisiti che gli intermediari assicurativi devono rispettare nell’esternalizzare, eventualmente, l’attività di conservazione di documenti, dati e informazioni a terzi, incluse le stesse imprese di riferimento;

– prevede l’obbligo per le imprese e le imprese stabilite senza succursale di assumere il ruolo di outsourcer, quando ciò venga richiesto dall’intermediario assicurativo (tenuto conto che sulle imprese gravano analoghi obblighi di conservazione riferiti agli stessi dati, documenti e informazioni raccolti dagli intermediari assicurativi);

– consente agli intermediari assicurativi di avvalersi anche delle imprese aventi sede legale in un paese SEE, che operano in Italia in regime di libera prestazione di servizi, se queste ultime sottoscrivono un accordo di esternalizzazione conforme ai medesimi requisiti posti a carico delle imprese e delle imprese stabilite senza succursale.

2) la Sezione II del Capo III riguarda il contenuto degli obblighi di adeguata verifica e le modalità di svolgimento delle attività in cui la stessa si estrinseca (articoli da 32 a 42).

Le disposizioni del decreto antiriciclaggio hanno incluso l’acquisizione di copia del documento d’identità tra gli obblighi da assolvere nella fase di identificazione del cliente.

Per quanto riguarda il beneficiario, all’atto della designazione è richiesta unicamente l’acquisizione dei dati identificativi^[1] forniti dal cliente, che devono consentire l’univoca individuazione della persona fisica o del soggetto designato.

L’articolo 34 prevede che l’acquisizione del documento di identificazione e la relativa verifica dell’identità possano essere rinviati sino al momento del pagamento o dell’applicazione di misure rafforzate di adeguata verifica sul contraente.

L’articolo 35 conferma l’obbligo di identificare il titolare effettivo anche in caso di società di persone e associazioni non riconosciute sulla base dei criteri previsti dal decreto antiriciclaggio e al contempo riafferma la necessità di identificare il titolare effettivo del beneficiario diverso da persona fisica. Il medesimo articolo disciplina la fattispecie particolare del titolare effettivo dell’assicurato.

L’articolo 39 definisce una dettagliata procedura per svolgere l’adeguata verifica da remoto tramite strumenti digitali di registrazione audio/video, ove si utilizzino affidabili soluzioni tecnologicamente innovative.

3) la Sezione III del Capo III è relativa alle misure semplificate di adeguata verifica della clientela (articoli da 43 a 45).

La novità di rilievo è che non è più prevista l’esenzione per le fattispecie già qualificate ex lege a basso rischio, ma attribuisce alle imprese il compito di individuare specifici rapporti continuativi e operazioni a basso rischio cui possano essere applicate misure semplificate di adeguata verifica, caratterizzate da una minore estensione e frequenza degli adempimenti descritti nell’articolo 44 del decreto antiriciclaggio.

Conseguentemente, l’identificazione del cliente è sempre obbligatoria, anche nei casi di rapporti continuativi a basso rischio (tra cui quelli con premio annuale o premio unico pari o inferiori rispettivamente a € 1.000 o € 2.500 di cui all’articolo 23, comma 2, lettera b), n. 1, del decreto antiriciclaggio).

4) La Sezione V contiene le modalità di esecuzione da parte di terzi degli obblighi di adeguata verifica della clientela (articoli da 51 a 54).

L’unica modifica di rilievo rispetto al passato consiste nella possibilità per le imprese di avvalersi di soggetti esterni intermediari per svolgere tutte le fasi dell’adeguata verifica, ad eccezione del controllo costante (art. 51, comma 2 e art. 52, comma 1).

5) La Sezione VI del Capo III individua gli adempimenti posti a carico degli intermediari assicurativi in materia di adeguata verifica (articolo 55).

L’articolo conferma esplicitamente che il controllo costante del comportamento del cliente comprende i casi in cui vengano distribuiti al medesimo soggetto più contratti assicurativi, anche per conto di imprese diverse, e indipendentemente dal regime di commercializzazione dei prodotti intermediati. Altra rilevante disposizione riguarda la possibilità che le attività a carico degli intermediari assicurativi in materia di verifica dell’identità e di conservazione di dati, documenti e informazioni siano svolte dalle imprese, qualora ciò sia espressamente previsto e disciplinato negli accordi di collaborazione.

6) Il Capo IV, all’articolo 56 introduce l’obbligo di acquisire e verificare i dati identificativi degli assicurati di polizze collettive che rivestono la qualifica di titolari effettivi.

Inoltre, viene eliminata l’equiparazione all’esecutore del soggetto che adempie all’obbligo di pagamento del premio.

Nei confronti di quest’ultimo soggetto viene comunque previsto l’obbligo di identificare e di acquisire l’informazione circa la relazione con il contraente della polizza.

Alla luce di quanto sopra, dell’imminenza della data di entrata in vigore delle novità nonché dei rischi sanzionatori, anche di natura penale, che la suddetta normativa comporta, si consiglia di adottare tutte le misure necessarie a conformarsi tenendo conto anche delle eventuali istruzioni ed iniziative che il proprio Gruppo Agenti avrà nel frattempo concordato con le rispettive mandanti.

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^[1] Si ricorda che per “dati identificativi” ai sensi della normativa antiriciclaggio si intendono: il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, la residenza anagrafica e il domicilio (ove diverso dalla residenza anagrafica), gli estremi del documento di identificazione e il codice fiscale, o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale e il codice fiscale. Nel caso di soggetti esteri il codice fiscale attribuito dall’Autorità italiana deve intendersi obbligatorio, ove assegnato dalla predetta autorità.

Si ricorda inoltre che ai sensi del codice civile, il domicilio di una persona è da intendersi nel luogo dove essa ha stabilito la sede principale dei suoi affari ed interessi mentre la residenza deve intendersi nel luogo in cui essa ha la dimora abituale.

In assenza di diversa indicazione da parte del cliente il domicilio si intende coincidente con l’indirizzo di residenza dichiarato dallo stesso.